Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 30 septembre 2026

1. Qui est responsable de vos données

Soin des Sépultures (Gravenzorg.be) est un service de Milenst BV. Milenst BV est le responsable du traitement de toutes les données à caractère personnel traitées via ce site web et dans le cadre de nos services.

• Milenst BV, Krommelei 1A, 2110 Wijnegem, Belgique
• Numéro d'entreprise et de TVA : BE 1011.071.778
• E-mail : [email protected]
• Téléphone : 0456 99 08 42

2. Objet de la présente politique

Cette politique explique quelles données à caractère personnel nous collectons lorsque vous introduisez une demande ou êtes client chez Soin des Sépultures, pourquoi nous le faisons, sur quelle base juridique, combien de temps nous les conservons, où elles sont stockées et quels sont vos droits. Elle s'applique au site gravenzorg.be et à nos services d'entretien de sépultures.

3. Quelles données nous collectons

Données d'identification et de contact

• Nom et coordonnées (adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail)
• Données de facturation et de paiement

Données relatives à la sépulture

• Cimetière et numéro de tombe
• Nom de la personne défunte, uniquement pour identifier la sépulture
• Vos souhaits spécifiques concernant l'entretien
• Photos de la sépulture, avant et après l'intervention

Données relatives à nos échanges

• Les e-mails et messages que vous nous adressez et nos réponses
• Les conversations téléphoniques, enregistrées uniquement avec votre accord préalable
• Vos retours et réponses aux enquêtes de satisfaction

Votre déclaration dans le cadre d'une réduction

• Votre déclaration selon laquelle vous êtes membre d'une organisation partenaire ou titulaire d'une assurance ouvrant droit à une réduction. Cette déclaration sert uniquement à appliquer la réduction correcte. Nous ne la vérifions pas auprès de l'organisation concernée, ne recevons d'elle aucun fichier de membres et ne lui transmettons pas votre déclaration.

4. Finalités et bases juridiques

Nous traitons vos données uniquement pour les finalités ci-dessous, chaque fois sur la base juridique mentionnée, conformément à l'article 6 du RGPD.

• Traiter votre demande et établir une offre — exécution du contrat ou mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b).
• Exécuter et suivre l'entretien, y compris les photos de la sépulture comme rapport du travail effectué — exécution du contrat (art. 6.1.b).
• Facturation, suivi des paiements et comptabilité — exécution du contrat (art. 6.1.b) et respect de nos obligations comptables et fiscales légales (art. 6.1.c).
• Service clientèle et réponse à vos questions — exécution du contrat (art. 6.1.b) ou notre intérêt légitime à répondre aux personnes intéressées (art. 6.1.f).
• Améliorer nos services sur la base des retours et de chiffres agrégés — notre intérêt légitime à disposer d'un service performant (art. 6.1.f).
• Statistiques de site et cookies non essentiels — votre consentement (art. 6.1.a), révocable à tout moment.
• Enregistrement d'une conversation téléphonique, le cas échéant — votre consentement (art. 6.1.a).

Nous ne prenons aucune décision à votre égard fondée exclusivement sur un traitement automatisé et nous ne pratiquons pas de profilage.

5. Où vos données sont stockées

Toutes les données à caractère personnel que vous nous confiez — vos coordonnées et données de facturation, les données relatives à la sépulture et les photos — sont stockées dans la région UE de nos prestataires. Pour ces données, aucun transfert vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen n'a lieu.

Les statistiques du site relèvent d'un régime distinct. Elles ne fonctionnent qu'après votre consentement et sont décrites dans notre Politique en matière de Cookies.

6. Avec qui nous partageons vos données

Nous ne vendons pas vos données et ne les transmettons pas à des fins commerciales de tiers. Nous les partageons uniquement avec :

• Nos collaborateurs et notre équipe de terrain, limités à ce dont ils ont besoin pour exécuter l'entretien ;
• Les gestionnaires de cimetières, lorsque cela est nécessaire pour accéder au cimetière ou à la sépulture ;
• Les prestataires qui agissent pour nous en qualité de sous-traitants : la plateforme hébergeant notre application client, notre service d'e-mail et de téléphonie, notre prestataire comptable et de paiement et le fournisseur qui diffuse ce site web. Un contrat de sous-traitance est conclu ou en cours de conclusion avec chacun d'eux, et ils ne peuvent utiliser vos données que pour la mission que nous leur confions. La liste actualisée des noms est disponible sur demande à [email protected] ;
• Les autorités publiques ou judiciaires, lorsque la loi nous y oblige.

Collaborations avec des organisations partenaires

Lorsque nous collaborons avec une organisation partenaire qui offre une réduction à ses membres ou clients, ce partenaire ne reçoit de notre part aucune donnée à caractère personnel. Le rapport que nous lui transmettons contient exclusivement des chiffres agrégés : le nombre de demandes et de commandes, le chiffre d'affaires et la zone géographique, un code postal n'étant rapporté qu'à partir de cinq commandes au cours de la période concernée et regroupé au niveau provincial dans le cas contraire. Les noms, adresses, coordonnées, cimetière, numéro de tombe, nom du défunt et photos de la sépulture n'y figurent pas.

7. Comment nous sécurisons vos données

• Connexions chiffrées (TLS) pour toute communication avec le site et l'application client
• Stockage chiffré des données chez nos prestataires
• Accès limité aux personnes qui en ont besoin pour leur tâche
• Sauvegardes régulières
• Documents physiques conservés dans un local fermé à clé
• Une procédure interne pour évaluer une éventuelle violation de données et, lorsque la loi l'exige, la notifier dans les 72 heures à l'Autorité de protection des données et, le cas échéant, à vous

8. Durées de conservation

• Données clients : pendant la durée de votre contrat annuel
• Données administratives, de facturation et comptables : 7 ans après la fin du contrat, conformément à la loi
• Photos de sépultures : jusqu'à 2 ans après la fin de la prestation
• Données d'une demande qui n'aboutit pas à un contrat : 12 mois après le dernier contact
• Conversations téléphoniques enregistrées : 3 mois maximum

Au terme de ces délais, les données sont effacées ou anonymisées de manière irréversible.

9. Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit d'accéder à vos données, de faire rectifier des données inexactes, d'en demander l'effacement, la limitation du traitement, la portabilité, ainsi que le droit de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime. Si vous avez donné votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela affecte les traitements antérieurs.

Vous exercez ces droits via [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pouvons vous demander un élément complémentaire afin de nous assurer que la demande émane bien de vous.

10. Cookies

Ce site place des cookies essentiels à son fonctionnement et ne mesure l'utilisation du site qu'avec votre consentement. Le détail des cookies, leur durée de vie et la manière de modifier votre choix figurent dans notre Politique en matière de Cookies.

11. Modifications de la présente politique

Nous adaptons cette politique lorsque nos services ou la réglementation l'exigent. La date figurant en haut indique la dernière mise à jour. S'il s'agit d'une modification qui vous concerne de manière substantielle, nous vous en informons.

12. Contact et réclamations

Questions sur cette politique ou sur vos données : [email protected] ou 0456 99 08 42.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, [email protected], www.autoriteprotectiondonnees.be.